L’industria dei Meeting, Incentives, Conferences ed Exhibitions è tornata in grande fermento e sviluppo: secondo un report di Cvent, infatti, per il 2024 si prevede in Europa un aumento della spesa pari al 20%, con un’alta percentuale di professionisti che vede negli eventi una chiave strategica per generare domanda e fidelizzare clienti e dipendenti. I processi di pagamento legati agli eventi risultano però ancora frammentati, specialmente per le fasi di pagamento e gestione delle fatture, poco standardizzate e piuttosto complesse.

Si tratta perciò di una procedura che coinvolge numerosi stakeholders all’interno delle aziende: l’event e il travel manager che devono organizzare i trasporti e location e pagare un elevato anticipo in tempi brevi, gli acquisti che devono assicurarsi che vengano rispettate le policy aziendali e i processi autorizzativi, la tesoreria che si preoccupa dei flussi di cassa e l’amministrazione che avrà a che fare con fatture di grande e piccolo importo da ricondurre a vari eventi.

AirPlus subentra proprio in queste situazioni, grazie al supporto offerto dalla suite di soluzioni di pagamento che comprende Company Account, Virtual Cards, Office e Corporate Cards, e che entrano in gioco sia prima che durante che dopo l’evento.

Multinazionale leader nei pagamenti aziendali, fondata nel 1989 e con sede a Francoforte, AirPlus International supporta da oltre 30 anni le aziende nel pagamento, nell’analisi e nella rendicontazione per le spese travel e business travel, ne ha esteso l’utilizzo al pagamento dei servizi MICE, legati alla organizzazione di eventi, fiere e convegni.

Pagamenti per eventi aziendali:

processi fluidi, trasparenti e conformi

La suite di soluzioni di pagamento centralizzate, che siano gestite tramite TMC, agenzia o direttamente dall’azienda, fornisce la possibilità di anticipare e saldare grandi importi, senza intaccare la liquidità aziendale o dell’agenzia, proponendo una facile rendicontazione delle spese post evento. Ecco che il processo di prenotazione diventa fluido, mentre i vantaggi saranno una miglior liquidità, l’uso di sistemi di pagamento che garantiscono trasparenza e al contempo sono approvati e conformi alle policy aziendali, facilitando quindi la riconduzione delle spese ai singoli eventi.

In questo modo sarà possibile, per esempio, pagare centralmente gli anticipi richiesti per bloccare le location tramite Virtual Cards o acquistare voli con il Company Account: entrambe le carte di credito assicurano il saldo puntuale dei fornitori e un addebito all’agenzia o al cliente solo a fine ciclo di rendicontazione.

Un altro tasto dolente sono le spese non preventivate: dai servizi di pulizie extra ai fiori o altre spese on site. AirPlus, in questo caso, propone l’Office Card, che viene data ai responsabili dell’evento e punta a risolvere tutte le problematiche legate al saldo di spese in loco e necessità dell’ultimo minuto, addebitandole direttamente sul conto centrale dell’azienda.

In definitiva, l’obiettivo è quello di dare forma a un futuro positivo e sostenibile, in primis tramite soluzioni climate-friendly, a ciò si somma il desiderio di offrire il massimo benessere ai dipendenti. Infine, in quanto fornitore di servizi finanziari, AirPlus punta al massimo anche in merito alla governance aziendale, aderendo ai più elevati standard etici.

Notizia pubblicata in data 3 giugno 2024 – Chiara Cianci