Il primo workshop dell’Osservatorio sul Business Travel, di cui da quest’anno partecipiamo alle ricerche e alle attività, ha focalizzato sull’impatto e sulla gestione delle oscillazioni tariffarie dei servizi alberghieri e aerei, che nel 2023 hanno rappresentato una sfida per tutte le aziende e le travel management company.

I principali driver che guidano il rialzo delle tariffe aeree sono stati messi in evidenza da Corrado Soda, Director SME and Large Market Account Sales American Express Italia: il cosiddetto “revenge travel” del post Covid ha rappresentato un innesco, la volatilità del prezzo del greggio è sempre stato un fattore presente, indebitamento delle aerolinee si acuisce e i tassi di interesse premono sui margini, così come i salari del personale aumentano in quanto oggi la capacità aerea torna a salire.

Ecco che tra le strategie di mitigazione dell’impatto dell’oscillazione dei prezzi, i ricercatori dell’Osservatorio Travel Innovation del Politecnico di Milano ne hanno evidenziate tre con il relativo “effort”:

• L’acquisto anticipato di una grande quantità di biglietti/allotment, qualora ci si aspetti che nel medio-lungo termine il prezzo salga significativamente.  Caso per il quale è indispensabile un ufficio acquisti strutturato.
• Forward buying: impegno ad acquistare in futuro un allotment di posti a un prezzo fissato. Evenienza che pretende pianificazione.
• Acquisto speculativo: caso tipico del mercato finanziario in cui si “scommette” sul trend dei prezzi. Ad esempio, i prodotti derivati il cui valore deriva dall’andamento futuro di un evento osservabile oggettivamente.

Trasportate nel business travel e in una TMC, queste azioni si traducono nell’esperienza che Cisalpina Tours ha fatto propria nel corso del 2023, traendo i primi vantaggi a favore delle aziende-clienti in questa prima parte del 2024. Infatti, grazie alla forte specializzazione in alcuni settori specifici dei viaggi d’affari, è riuscita a spostare le quote più significative di advanced booking (due mesi prima della partenza) dal 3,5% al 10%.

«Si tratta di un risultato che abbiamo raggiunto grazie all’impegno di tutte e tre le parti in causa nel travel management, che hanno agito come i lati di un triangolo equilatero, nella cosiddetta “relazione di congruenza – ha spiegato Filippo Galbiati, Industry Relation Manager di Cisalpina Tours -. Dunque, in primis i fornitori, aziende e noi travel management company che trasliamo l’esperienza e la capacità di negoziazione scaturita da specialty esclusive a vantaggio dei clienti».

Advanced booking nel

business travel = cost saving

Filippo Galbiati, Industry Relation Manager di Cisalpina Tours

Dal confronto svolto nelle aule del campus Bovisa del Politecnico, tra colleghi e gli analisti dell’Osservatorio Business Travel, è emerso chiaramente che prenotazione anticipata, tecnologie per una puntuale business intelligence e travel policy aggiornate frequentemente (anche ogni 3 mesi) rappresentano le buone prassi per affrontare sfide complesse come quella della mitigazione delle tariffe.

Diverse aziende hanno adottato una modalità di pianificazione anticipata con convinzione: 2 mesi di anticipo di prenotazione per i voli intercontinentali e 1 mese di anticipo per gli internazionali/domestici. Ottenendo risparmi sulla spesa di viaggio di molti punti percentuali, ma, soprattutto, inducendo la popolazione aziendale a una modalità di lavoro ben strutturata. “Abbiamo notato che questo approccio porta a una maggiore propensione a non modificare il viaggio”, è stato detto.

Naturalmente, per farlo servono tool di tecnologia avanzati per offrire consulenza su questi temi, che team di account management preparati devono spiegare ai responsabili aziendali della spesa di viaggio. Anche in questo caso, un lavoro sinergico, di confronto continuo.

Buone norme di travel management

Per abbattere i costi del BT management sono state indicate alcune “formule”, che vanno dal sistematizzare processi e creare flussi di lavoro: così si efficienta l’attività e si crea un contesto di raccolta-dati per implementare azioni correttive rispetto alla riduzione degli out of policy, al migliorare strategie di approvvigionamento grazie ad analisi di business intelligence. Nonché affidarsi a fornitori esperti per avvalersi di maggiori margini di trattativa e accesso a tool innovativi. Infine, all’automazione dell’acquisizione dei servizi laddove possibile.

A questo proposito e pensando alle tecnologie in via di adozione come Ndc di Iata, Filippo Galbiati osserva che «con New Distribution Capability di Iata ogni interlocutore deve interagire con il singolo vettore aereo per qualsiasi biglietto e questo crea una complessità immensa: il livello di integrazione tecnologico non è al pari dell’oggi con i Gds». Anche quest’ultima, una sfida che il settore dovrà metabolizzare.

[Notizia pubblicata in data 24 maggio 2024 – Paola Baldacci]