Un settore che ha ritrovato pieno vigore, quello degli eventi, e che in questo 2024 vede l’Italia al centro della scena, ospitando il G7 in Puglia, a Borgo Egnazia dal 13 al 15 giugno. Ma se questo è l’appuntamento istituzionale che, a livello di organizzazione, impegna una macchina complessissima, non sono da meno le centinaia di riunioni, convegni e appuntamenti in quanto a dispiego di forze e mezzi, a partire dalla logistica. Dettaglio di rilievo nella predisposizione delle componenti che fanno il successo di un momento di comunicazione e di grande effort aziendale qual è un corporate event, lo spostamento delle persone da e per le location dove si svolgono le riunioni e i punti di accesso richiede esperienza e competenza.

Ne parliamo con Stefania Semenzato, managing director di First Travel, operatore di trasporto con NCC e uffici a Milano, Roma, Venezia, Napoli e Bellinzona (Svizzera). «Il servizio di logistica deve essere considerato il biglietto da visita di un evento: dall’aeroporto la presa del relatore o dell’ospite è il primo momento di contatto con l’organizzazione, sia essa un’agenzia, un’azienda, persino una nazione – argomenta -. Pianificare gli spostamenti nei tempi e nei modi, perché tutta la macchina organizzativa fili alla perfezione, significa contemplare le risposte a ogni variabile possibile e mettere in campo una disciplina ferrea».

Trasporti ed eventi, specializzazione sul settore farmaceutico per First Travel

La società ha clienti in settori con agende piuttosto fitte di presentazioni, come la moda e il pharma: quest’ultimo rappresenta per First Travel una vera e propria specializzazione.

Stefania Semenzato, managing director di First Travel

«È un comparto molto regolamentato che ci permette di esprimerci al meglio e ha ripreso tutti i grandi convegni medici, dalla cardiologia alla scienza della vista, alla pneumologia, ma anche lanci di prodotto e tanta, tanta formazione. Sono aumentati gli obblighi normativi, ma non ci spaventano: con eventi di questa portata è necessario e, per certi versi, ci rassicura anche».

Lo slogan di First Travel è #NoiMuoviamoGliEventi, scritto con un hashtag a connotare un messaggio di comunicazione specifico: la società diretta da Semenzato aggrega tutte le fasi dell’architettura logistica, dalla fase embrionale con la predisposizione di una segreteria alla pianificazione degli spostamenti con coordinatori dedicati, fino alle pratiche più complesse come gli accordi con le municipalità per l’occupazione di suolo pubblico e autorizzazioni speciali alla circolazione. «Lo staff di ogni progetto è dapprima stabile e poi si sposta sulle sedi dell’evento (aeroporti, porti, venues) e coordina i driver sul posto», precisa la manager.

Un caso emblematico è stata la réunion internazionale dei Lions, gestita da First Travel, nel 2019, con 25mila partecipanti per due settimane a Milano: tra pre e post congresso ha comportato il movimento di 300 mezzi di trasporto ogni giorno (tra autobus e vetture). Altre specializzazioni sono da individuare a Venezia, nella movimentazione in laguna, ad esempio durante la Biennale appena inaugurata oppure il Festival del Cinema, con impiego di taxi boat e motoscafi Gran Turismo con capienza fino a 100 passeggeri.

Per First Travel, come per tutto il settore del Mice, la stagione clou si esprime appieno da aprile (per l’agenda milanese della Design Week) fino a ottobre, con il break di agosto. L’attività nei periodi “di spalla” si concentrano sulla formazione dei team, su cui l’investimento è significativo: «I nostri fornitori NCC sono in tutta Italia e vengono scelti per la qualità del servizio e dei mezzi, ma sono i coordinatori che fanno la differenza; con arrivi e partenze a tutte le ore, la gestione complessiva è in aggiornamento continuo e il contatto con driver e aziende-clienti non rimane mai in stand-by».

Se l’ultimo monitoraggio di Oice (Osservatorio della meeting industry italiana di Federcongressi) dice che il 2022 si è chiuso con 303.689 tra congressi ed eventi business, le previsioni per il 2023 (lo studio si presenterà tra giugno e luglio) e il 2024 sono ottimali, ma ancor di più lo saranno gli anni a venire in vista delle Olimpiadi Milano-Cortina.

[Notizia pubblicata in data 19 aprile 2024 – Paola Baldacci]