Dopo lo stop agli spostamenti dovuto all’emergenza sanitaria, ciò che è parso subito evidente è stato un profondo cambiamento delle abitudini di lavoro, di consumo, di socialità. Lo abbiamo chiamato “new normal” e nei viaggi ha significato un impatto sotto diversi punti di vista: per le aziende, per i viaggiatori, per le Tmc, il cui ruolo consulenziale impone di seguire con attenzione le tendenze socio-economiche.

Perciò vi proponiamo la lettura di una ricerca di Travelport sui viaggi d’affari nel 2024, secondo la quale almeno 6 trend ne determineranno l’evoluzione. Il filo conduttore è la necessità di innovare le travel policy allineandosi alle diverse “trasformazioni” in atto. L’invito è a pensare alle trasferte in modo diverso. Non solo in base al contenimento dei costi, ma anche secondo il benessere delle persone, alla retention (customer per le Tmc e employee retention per le aziende), alla produttività e al raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità.

Viaggi d’affari 2024 e wellbeing nei i 6 trend secondo Travelport

Il benessere dei dipendenti passa in cima alla lista delle priorità secondo la ricerca di Travelport: se devono partire per lavoro si aspettano lo stesso tipo di libertà, flessibilità e tempo personale di cui godono nella loro vita quotidiana. “Per soddisfare questa esigenza, le aziende devono capire cosa significa veramente “benessere” per le persone e ognuno ha un’aspettativa diversa – si legge nel dossier -: nel 2024, i dipendenti-viaggiatori si aspettano che le organizzazioni siano flessibili e si prendano cura del loro wellbeing, anche perché se questo non è garantito le persone cambiano azienda e nuovi reclutamenti costano alle aziende, in termini di nuova formazione”. A questo proposito, un sondaggio rivela che l’87% dei lavoratori prenderebbe in considerazione di lasciare il proprio lavoro se in condizioni di disagio.

Perché questa considerazione è attinente al business travel?

“I programmi di viaggio devono bilanciare esigenze aziendali e soddisfazione, così come le policy aziendali devono dare priorità sia alla produttività sia al benessere dello staff e questo è possibile anche grazie scegliendo una tecnologia che offra contenuti trasparenti e intelligenti, consentendo di impostare livelli di autorizzazione diversi per una utenza aziendale composita”, spiega Travelport.

Super-pendolarismo: una nuova forma di viaggi di lavoro

Con nuove modalità di lavoro instauratesi (smart e remote working), i dipendenti si aspettano di andare in ufficio di tanto in tanto e questo pendolarismo si traduce in business travel per l’azienda. Se questo comportamento viene visto in un’ottica europea, per società multinazionali, ad esempio, il tema diventa di ampia portata.

A questo proposito, Deloitte rileva che i dipendenti delocalizzati stanno facendo più viaggi verso la sede centrale dell’azienda, la maggior parte dei quali (il 70%) è completamente o parzialmente pagato dall’azienda. “Ciò significa che c’è un nuovo tipo di viaggio d’affari, o almeno un’accelerazione, di cui tenere conto nelle travel policy aziendali. Infatti, il formato di questi viaggi di visita può variare molto rispetto ai tipici viaggi di lavoro e molte aziende si affidano ancora a vecchie travel policy scritte prima della pandemia, quando il concetto non esisteva ancora o comunque costituiva un’anomalia”, spiega Travelport.

Un controllo simile ai viaggi di piacere: è possibile?

Non solo controllo del budget di spesa, nuove metriche devono interessare travel manager e TMC per aiutare le aziende a viaggiare meglio.

Regole inflessibili della travel policy e troppa rigidità creano la prassi della violazione cui i viaggiatori aziendali si sono trovati a praticare: oggi gli strumenti B2C di prenotazione offrono una tale conoscenza che le aziende dovrebbero offrire più trasparenza e personalizzazione attraverso i loro tool. “Forse c’è un hotel preferibile un po’ più lontano e un po’ più economico. Forse un viaggiatore vorrebbe scegliere un volo meno comodo in cambio di un letto più confortevole. Forse è un buongustaio e vuole spendere meno per il trasporto e più per un bel ristorante – spiega la ricerca -. Si tratta di mettere le persone in condizione di fare delle scelte e di dare priorità a ciò che è più importante per loro, senza far esplodere i costi”.

Gli impiegati vogliono avere il controllo sui servizi delle trasferte di lavoro simile a quello dei loro viaggi di piacere.

Sostenibilità – molto più di un’icona a forma di foglia verde

Un quarto dei viaggiatori d’affari rifiuterebbe la missione per motivi di sostenibilità, secondo una ricerca di Concur e negli Stati Uniti la contabilità delle emissioni di carbonio è destinata a diventare un requisito di rendicontazione dell’agenzia di controllo delle operazioni di Borsa (Sec), per cui le società quotate saranno obbligate a ridurre le loro emissioni di carbonio e a rendere conto del loro impatto. Intanto, in Europa arriva la CSRD – Corporate Sustainability Reporting Directive per cui anche le società non quotate avranno l’obbligo di “Reporting della sostenibilità” a decorrere dal 2025, relativamente all’esercizio finanziario 2024.

Anche per attrarre giovani talenti delle generazioni Z e, in futuro, Alpha, le aziende dovrebbero realizzare travel policy green, ma, prima ancora, rendere possibili la scelta ai propri viaggiatori.

“Quando parliamo dell’importanza della scelta, non intendiamo solo gli orari dei voli, le opzioni per i bagagli e la scelta tra pollo e salmone – spiega Travelport . Si tratta di dare alle persone più informazioni e aiutarle a prendere decisioni informate. Per quanto riguarda la sostenibilità, riteniamo, e i dati lo confermano, che i travel manager aziendali giocheranno un ruolo enorme nel far progredire le cose, in quanto hanno il budget e il potere per attuare una differenza. Per farlo, però, non basta un’icona a forma di foglia sul vostro sistema. È necessaria una reale comprensione di cosa significhi “scelta sostenibile” effettivamente”.

È bene sapere che oggi le imprese suggeriscono ai dipendenti di fare missioni più lunghe invece di tante piccole trasferte, organizzano più riunioni nella stessa città oppure un tour in più destinazioni. In questo modo, il totale di decolli e atterraggi si riduce.

Inoltre, sono essenziali strumenti di prenotazione che mostrino dati affidabili, da “incorporare” nelle scelte dei voli basate sul set di regole della travel policy aziendale. “In questo modo, la rendicontazione sarà più accurata e saprete come vi state comportando rispetto ai vostri obiettivi di riduzione delle emissioni di anidride carbonica, come richiesto sempre più spesso da governi e autorità di regolamentazione”, conclude Travelport.

[Approfondisci sull’approccio delle aziende alla compensazione di anidride carbonica]

Del tempo “leisure” offre più incentivi a viaggiare per lavoro

Nel 2022/2023, circa la metà dei viaggiatori d’affari ha incluso del tempo supplementare per lo svago e le attività personali in almeno alcuni dei viaggi di lavoro. Un altro 61% vorrebbe che la propria travel policy aziendale consentisse di avere del tempo libero, oltre alla possibilità di farsi accompagnare da partner o familiari a proprie spese.

Travelport osserva che “l’odierna attenzione al benessere significa che i viaggi di lavoro devono assomigliare di più a una giornata normale, con del tempo programmato per il relax: i viaggi misti (o bleisure) sono più richiesti con l’avvento del lavoro a distanza e aspettative di stile di vita derivate da esso”.

Si tratta di organizzare le vacanze ai dipendenti?

Ovviamente no, ma si può costruire l’itinerario con la flessibilità necessaria per vivere un’esperienza di viaggio mista nonché predisporre tool di prenotazione e rimborso spese che contemplino l’opzione. “A volte basta una regola che consenta al dipendente di utilizzare la propria carta di credito per gli extra oppure permettere che paghi la differenza di un upgrade di camera”, si legge nel report.

Intelligenza artificiale e automazione eliminano lo stress

La gestione degli imprevisti rimane il “campo di battaglia” per una travel management company e l’accesso all’assistenza durante il viaggio è frequente nel business travel. I dipendenti si aspettano di essere ascoltati e che si risolva il loro problema con rapidità oltre che competenza, ma come detto precedentemente le persone hanno preoccupazioni differenti e una risposta univoca non è adattabile. “Le Tmc e le aziende hanno bisogno di una tecnologia che offra informazioni più ricche per i viaggiatori, con la giusta gamma di scelte disponibili nel booking tool aziendale”, dice Travelport.

Se il 77% degli intervistati ha utilizzato i chatbot, lo stesso numero vuole avere la possibilità di chattare dal vivo con un essere umano, evidenzia l’analisi. Nel 2024 un livello di automazione ulteriore, guidato dallo sviluppo di nuovi modelli di Intelligenza Artificiale generativa più sofisticati, potranno aiutare le aziende a supportare i viaggiatori in modo più proattivo, evitando che lo debbano fare per conto loro attraverso spasmodiche ricerche sui motori di ricerca. Live chat per avvertire i passeggeri mentre si trovano nella destinazione e meccanismi di alert che avvisino di una criticità prima di trovarsela di fronte diventano determinanti. Quanto, peraltro, il tocco umano che rappresenterà il tratto distintivo e la rassicurazione perfetta.

[Approfondisci sulla ricerca di Travelport sui viaggi d’affari 2024]